Die Vorteile des digitalen Meldescheins Erleichterte Datenerfassung Es ist keine doppelte Datenerfassung mehr nötig. Die Daten der Gäste werden nur noch in einem System erfasst. Ausdruck der PyrmontCard Die Kurkarte kann direkt vor Ort aus dem System heraus bei Ihnen ausgedruckt werden. Kein händisches Ausfüllen mehr nötig. Siehe "Wie wird eine Gästekarte produziert?" weiter unten. Automatische Abrechnung des Kurbeitrags Die erfassten Daten zum Kurbeitrag werden an das Staatsbad elektronisch übermittelt. Es ist keine manuelle Abrechnung vor Ort mehr nötig. Zügigere Abläufe bei Anreise der Gäste Kein manuelles Ausfüllen. Durch das Pre-Check-In-Verfahren sind alle Daten schon im System erfasst. Bessere Effizienz Schnellere Controllingfunktionen, Synergien nutzen der verschiedenen Softwaresysteme, geringere Fehlerquote bei der Abrechnung, ... Wie funktioniert der digitale Meldeschein?Handlungsanweisung Bitte gehen Sie die folgenden Fragen durch. Aus ihren Antworten ergeben sich die vermerkten Handlungsanweisungen.1. Wie buchen die Gäste bei Ihnen eine Unterkunft? Über Buchungssysteme - booking.com - feratel / Deskline (über die Webseite der BPT) - Buchungssystem auf ihrer eigenen Webseite - ... Telefon Sie nehmen die Buchung telefonisch entgegen. Mail Die Gäste schreiben Ihnen eine Mail, dass Sie bei Ihnen eine Unterkunft buchen möchten. Vor Ort Die Gäste buchen direkt bei Ihnen vor Ort. Postalisch Die Gäste schreiben Ihnen per Brief, dass Sie bei Ihnen eine Unterkunft buchen möchten. 2. Wie werden die eingehenden Buchungsdaten ihrer Gäste bei Ihnen gespeichert?Datenerfassung & Verarbeitung 1. Automatische digitale Erfassung in einer eigenen Buchungssoftware Die übermittelten Buchungsdaten ihrer Gäste laufen in ihrer hauseigenem Buchungssoftware auf und werden dort für die weitere Verarbeitung gespeichert. - Alle Buchungsdaten sind in ihrem hauseigenem System vorhanden. Was muss ich tun? Bitte prüfen Sie, ob ihre vorhandene Buchungssoftware mit dem WEBCLIENT von feratel kommunizieren kann. Eine Übersicht der vorhandenen Schnittstellen finden Sie auf der Webseite von feratel. Wenn eine funktionierende Schnittstelle vorhanden und eingerichtet ist, muss lediglich das Mapping erstellt werden, damit die Systeme kommunizieren können. Hierzu nehmen Sie Kontakt zu Ihrer Buchungssoftware als auch zur Kurverwaltung auf, im Hintergrund wird alle für Sie eingerichtet. Danach können Sie die Vorteile des digitalen Meldescheins nutzen. Feratel stellt die Schnittstelle zum WEBCLIENT kostenfrei zur Verfügung. 2. Manuelle Erfassung in einer eigenen Buchungssoftware Die bei Ihnen eingehenden Daten werden per Hand in ihre eigene Buchungssoftware eingegeben. - Alle Buchungsdaten sind in ihrem hauseigenem System vorhanden. Was muss ich tun? Bitte prüfen Sie, ob ihre vorhandene Buchungssoftware mit dem WEBCLIENT von feratel kommunizieren kann. Eine Übersicht der vorhandenen Schnittstellen finden Sie auf der Webseite von feratel. Wenn eine funktionierende Schnittstelle vorhanden und eingerichtet ist, muss lediglich das Mapping erstellt werden, damit die Systeme kommunizieren können. Hierzu nehmen Sie Kontakt zu Ihrer Buchungssoftware als auch zur Kurverwaltung auf, im Hintergrund wird alle für Sie eingerichtet. Danach können Sie die Vorteile des digitalen Meldescheins nutzen. Feratel stellt die Schnittstelle zum WEBCLIENT kostenfrei zur Verfügung. 3. Keine digitale Erfassung in einer Buchungssoftware Die Buchungsdaten werden von Ihnen in keiner Buchungssoftware erfasst. Sie werden von Ihnen handschriftlich notiert, wie zum Beispiel in einem Kalender, in einer Exceltabelle oder weiteren. - Buchungsdaten sind nicht digital vorhanden. Was muss ich tun? Für die Nutzung des digitalen Meldescheins ist eine digitale Erhebung der Gästedaten notwendig. Für die Erhebung der Daten können Sie direkt den WEBCLIENT von feratel nutzen. Dazu müssen Sie nur mit einem internetfähigem Computer die Eingabemaske auf der Webseite des WEBCLIENT aufrufen. Es ist keine Installation von Software auf ihrem Computer notwendig. Der WEBCLIENT wird kostenfrei angeboten. Nach der Eingabe der Daten über die Maske des WEBCLIENT stehen diese für eine Weiterverarbeitung zur Verfügung. Die Zugangsdaten zu ihrem persönlichen WEBCLIENT erhalten Sie von uns. Möchten Sie Ihre Daten über einen CSV Upload importieren, melden Sie sich bitte in der Kurverwaltung, dort werden die notwendigen Einstellungen vorgenommen, gerade bei vielen Datensätzen empfiehlt sich diese Umsetzung. Alle Informationen zum CSV Upload finden Sie hier. 4. Pre-Check-In Über die Pre-Check-In Funktion übermitteln ihre Gäste ihre Buchungsdaten selbstständig in den WEBCLIENT. - Alle Buchungsdaten sind im WEBCLIENT vorhanden.Was muss ich tun? Es gibt verschiedene Varianten die Vorteile des Pre-Check-In Verfahrens zu nutzen. Variante 1: Mit der eingehenden Buchung versenden Sie an ihre Gäste mit der digitalen Buchungsbestätigung (per E-Mail) einen Zugang zu einem Pre-Check-In-Formular. Dort geben die Gäste ihre Daten ein, welche in den WEBCLIENT übertragen und gespeichert werden. Variante 2: Bei der Anreise ihrer Gäste geben diese Ihre Daten vor Ort über den Pre-Check-In ein. Dies kann zum Beispiel durch bereitgestellte Tablets an der Rezeption oder in der Unterkunft geschehen. Es ist ebenfalls möglich, dass ihre Gäste einen QR-Code scannen und dann über das eigene Handy die Daten eingegeben werden. Die so eingegebenen Daten werden an den WEBCLIENT weitergegeben und stehen damit zur weiteren Nutzung zur Verfügung.Hinweis: Generell liefert die Schnittstelle von Feratel alle Daten. Leider kann nicht jede hausinterne Buchungssoftware diese Daten aus dem WEBCLIENT abrufen und verarbeiten. Welche das sind können Sie in der Auflistung (letzte Spalte) sehen.3. Zwischenstand* Buchung durch Gäste ist erfolgt * Datenübertragung war erfolgreich * Digitale Datenerfassung in der eigenen Buchungssoftware oder im WEBCLIENT ist erfolgt Welche Gästedaten wurden erfasst? - Name - Adresse - Anzahl der Gäste - Alter der Gäste - Anreise- und Abreisedatum - Ermäßigung laut Kurbeitragsverordnung 4. Was passiert bei Anreise der Gäste?Anreise der Gäste 1. Aufruf der Gästedaten im WEBCLIENT (oder ihrer eigenen Buchungssoftware) - evtl. Vervollständigung fehlender Daten 2. Ausdruck des Meldescheins Die Meldescheine drucken Sie direkt aus dem System. Es sind keine Vordrucke notwendig. 3. Unterschrift auf dem Meldeschein Auf dem Meldeschein gibt es einen Bereich für die PyrmontCard und einen Bereich für die Daten der Abrechnung. Bitte lassen Sie sich die Abrechnungsdaten durch eine Unterschrift der Gäste quittieren. 4. Aushändigung der PyrmontCard an ihre Gäste Hierzu wird die Gästekarte prodziert oder als mobile Version per Mail übermittelt. Dies geschieht über das Gästekarten-System, dorthin werden Sie, nachdem Sie auf den blauen Button "Änderungen speichern und bleiben" geklickt haben, über den Button "Gästekarte produzieren" geleitet. Im Gästekarten-System können Sie nun den Datensatz per Doppelklick aufrufen und die PyrmontCard drucken. Dazu legen Sie die Vordrucke in Ihren Drucker und klicken auf den grauen Button "drucken". Die heraustrennbaren PyrmontCards können Sie nun ihren Gästen aushändigen. Möchte Ihr Gast lieber eine Mobile Card direkt auf sein Smartphone erhalten, erfassen Sie in diesem Schritt die Email. Danach klicken Sie auf den grauen Button "Mobile Card versenden", danach werden Sie zur Bestätigung aufgefordert und der Gast erhält eine Mail. Die PyrmontCards gelten als Nachweis für die Kurbeitragszahlung bei der Nutzung der kostenfreien Leistungen. 5. Aushädigung des Gutscheinheftes 5. Wie erfolgt die Abrechnung des Kurbeitrags?1. Übermittlung Die Daten, welche zur Abrechnung der Kurtaxe notwendig sind, werden automatisch über den WEBCLIENT an das Staatsbad übermittelt. 2. Prüfung Wir erstellen eine Abrechnung, die Sie auf Richtigkeit überprüfen können. 3. Rechnungsstellung Nach der Prüfung und einer evtl. notwendigen Korrektur erstellen wir eine Rechnung.Digitaler MeldescheinWie funktioniert das? Der Meldeschein ist ein A4 Formular. Der Meldeschein ersetzt alle bisherigen Möglichkeiten. Die bisherigen Pappkarten werden vom Staatsbad zukünftig nicht mehr für die Abrechnung akzeptiert. Die vorgedruckten PyrmontCards erhalten Sie in der Kurverwaltung, Heiligenangerstraße in der Abteilung Recht & Liegenschaften bei Frau Pede und Frau Bredereck. PyrmontPlus Gastgeber erhalten die Vordrucke in der Touristinformation, zu den gewohnten Öffnungszeiten.Hilfe zum WEBCLIENTBitte nutzen Sie unsere Angebote zu einer Einführung in das System. Wir lassen Sie bei der Umstellung nicht alleine. Bitte sprechen Sie uns bei allen Problemen an oder vereinbaren direkt einen Termin mit uns.VideotutorialsZum besseren Überblick finden Sie hier Videotutorials, mit denen Sie Schritt für Schritt die Gästemeldung durchführen können. Bei weiteren Fragen werden Sie auch im Handbuch fündig.InformationsvideoPhilipp Barthelmes von der Firma feratel gibt einen Überblick zur Handhabung des WEBCLIENT. Der Mitschnitt ist während unserer Informationsveranstaltung in der Wandelhalle am 15. November 2022 entstanden.Informationsveranstaltung für Gastgeber am 15. November 2022nullGästekarte produzierennullOffene Fragen?Hier gibt es die Antworten.Ich möchte weder eine eigene Buchungssoftware noch den WEBCLIENT für die Erfassung der Gästedaten nutzen.Vorraussetzung für eine effektive Nutzung des digitalen Meldescheins ist eine digitale Erfassung aller notwendigen Gästedaten in einem elektronischem System. Wenn Sie ein solches System nicht nutzen möchten, kann in Ausnahmefällen und auf Antrag davon abgewichen werden. In diesem Fall gibt es vorgedruckte Meldescheine, welche mit Hand ausgefüllt werden können. Die Abrechnung der Kurbeiträge erfolgt dann weiterhin mit den Abschnitten beim Staatsbad vor Ort. Mir entstehen durch das Ausdrucken des Meldescheins zusätzliche Kosten für den Druck.Ja, durch den Ausdruck des Meldescheins entstehen Ihnen Druckkosten. Diese sind allerdings sehr gering, da nur die Namen und die Anreisedaten der Gäste gedruckt werden. Ein kleiner Bereich wird mit bedruckt. Ihnen entstehen je Druck einer Seite max. Kosten in Höhe von 0,01 € je Blatt. Eine schöne Übersicht, auf der Sie auch Ihre tatsächlich anfallenden Druckkosten berechnen können, bittet die Seite www.druckkosten.deEs fallen Kosten für die Programmierung einer Schnittstelle zum WEBCLIENT an.Der WEBCLIENT von der Firma feratel wird kostenfrei zur Verfügung gestellt. Zu vielen hausinternen Buchungssoftwaresystemen bestehen bereits Schnittstellen. Eine Übersicht finden Sie auf der Webseite. Die Nutzung der Schnittstellen ist kostenfrei möglich. Sollte ihr System noch nicht dabei sein, sprechen Sie bitte mit ihrem Anbieter, ob eine Anpassung möglich ist. Die Kosten, welche durch die Programmierung auf der Seite ihres Anbieters entstehen, tragen Sie.
